Software für Festival-Helfende
Vom Helfendenaufruf bis zum Stundenexport durch die ganze Saison, auch als Einmalkauf ohne Abo.
Kultur Kollektiv ist eine webbasierte Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, entstanden aus der Arbeit mit 300 Helfenden beim eigenen Festival. Sie deckt die Saison vom Helfendenaufruf über Bewerbungen, Teams und Schichtpläne bis zum Stundenexport für DATEV oder Lexware ab. Für ein einzelnes Festival gibt es Einmalkäufe ohne Abo: 500 EUR für bis zu 400 Personen oder 1.000 EUR für bis zu 1.000 Personen, jeweils 4 Monate Laufzeit.
Wie läuft eine Festival-Saison mit Kultur Kollektiv ab?
Aufruf starten
Ihr schreibt für eure Bereiche öffentliche Stellen aus und teilt Link und QR-Code auf Social Media, Plakaten oder der Festival-Website. Dieselben Stellen erscheinen in der Jobbörse von Kultur Kollektiv, solange das Festival aktiv und öffentlich ist.
Crew auswählen
Bewerbungen landen gesammelt in der App. Mit der Annahme bekommt die Person ein Konto und wird den passenden Teams zugeteilt.
Vorbereiten
Helfende pflegen ihre Daten selbst, laden Nachweise hoch und bestätigen eure Vereinbarungen. Ihr seht, wer noch etwas nachreichen muss.
Schichten planen
Schichten legt ihr für mehrere Festivaltage auf einmal an oder übernehmt sie aus einer Vorlage vom letzten Jahr. Helfende fragen freie Schichten an und geben ihre Verfügbarkeit an.
Festivalwochenende
Vor Ort haben alle ihre Schichten in der App für iPhone und Android oder im Browser auf dem Handy: was heute ansteht, mit Ort, Team und wer noch eingeteilt ist. Neue Einteilungen bestätigen sie dort, die Zeiterfassung einer Schicht startet mit einem Tipp, auch vom Sperrbildschirm. Absagen gehen an die Orga, frei gewordene Plätze erscheinen als offene Zeilen im Plan und im Dashboard.
Abrechnen
Nach dem Festival exportiert ihr die Stunden pro Event als CSV, für Lexware Lohn oder als DATEV-LODAS-Datei.
Wie organisiere ich Bereiche wie Bar, Bühne oder Einlass?
Jeder Bereich wird ein Team mit Name, Beschreibung und Farbe. Optional legt ihr eine Höchstzahl an Helfenden fest, die Software warnt, wenn ein Team voller wird. Schichten eines Teams sehen nur dessen Mitglieder, und für Teams wie Awareness oder Sanitätsdienst könnt ihr Qualifikationen verlangen, bevor jemand Schichten anfragen darf.
Bewerbende geben schon im Formular an, in welchen Teams sie helfen möchten. Bei der Annahme wählt ihr, in welche Teams ihr die Person einteilt.
Funktioniert Kultur Kollektiv auch für große Crews?
Ja. Riesen Ding deckt bis zu 1.000 Personen ab, Grenzenlos hat kein Personenlimit. Die Planungstabelle filtert nach Team, Zeitraum, Suchbegriff und unterbesetzten Schichten und gruppiert auf Wunsch nach Person, damit ihr auch bei vielen Schichten den Überblick behaltet.
Über die Rundmail erreicht ihr alle Helfenden oder nur einzelne Teams, und sonntags bekommen Helfende automatisch eine Übersicht ihrer Schichten der kommenden Woche. Einteilungen, Bestätigungen und Freigaben kommen in der App als Push-Nachricht an.
Was kostet Kultur Kollektiv für ein Festival?
Für ein einzelnes Festival sind die Einmalkäufe gedacht: Großes Ding für 500 EUR mit bis zu 400 Personen, Riesen Ding für 1.000 EUR mit bis zu 1.000 Personen, jeweils inkl. MwSt. Die Saison läuft ab dem Kauf 4 Monate, danach wechselt das Konto automatisch auf den kostenlosen Probe-Plan. Einen neuen Einmalkauf könnt ihr frühestens 6 Monate nach dem letzten abschließen, nur der Wechsel auf Riesen Ding während einer laufenden Saison geht jederzeit und ändert das Saisonende nicht.
Organisiert ihr übers Jahr mehrere Events, passt ein Abo mit unbegrenzt vielen Events besser, ab 50 EUR im Monat. Zum Ausprobieren reicht der kostenlose Probe-Plan mit 5 Personen.
Woher kommt Kultur Kollektiv?
Jahrelang haben wir 300 Helfende für unser eigenes Festival von Hand angemeldet: Daten per Mail gesammelt, in Tabellen übertragen, Verträge einzeln verschickt. Weil keine Software das Problem gelöst hat, haben wir unsere eigene gebaut. Entwickelt wird Kultur Kollektiv von der common ground systems UG (haftungsbeschränkt).
Was übernimmt Kultur Kollektiv beim Festival nicht?
- Ticketverkauf und Einlasskontrolle gehören nicht dazu.
- Die Software teilt nicht automatisch ein. Wer wann wo arbeitet, entscheidet ihr.
- Ein Einmalkauf erlaubt ein Event gleichzeitig. Mehrere Festivals oder Ableger parallel brauchen ein Abo.
Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für Festival-Helfende?
Eine, die den ganzen Weg abdeckt: Bewerbung, Teams, Nachweise, Schichtplan, Kommunikation und Stundenexport. Kultur Kollektiv ist genau dafür beim eigenen Festival entstanden. Es läuft im Browser ohne Installation, und für den Einsatz vor Ort gibt es die App für iPhone und Android.
Brauchen wir für ein Festival ein Abo?
Nein. Mit Großes Ding oder Riesen Ding zahlt ihr einmal für eine Saison von 4 Monaten. Danach läuft euer Konto kostenlos im Probe-Plan weiter, ohne dass etwas gekündigt werden muss.
Können sich Helfende ihre Schichten selbst aussuchen?
Ja, über Schichtanfragen, die pro Event an- und abschaltbar sind. Helfende fragen freie Schichten an, die Orga nimmt an oder lehnt ab. Volle Schichten und Überschneidungen blockiert die Software.
Was passiert nach der Saison mit unseren Daten?
Nach Saisonende wechselt euer Konto automatisch auf den kostenlosen Probe-Plan. Eure Daten werden dabei nicht gelöscht. Organisationsweite Schichtvorlagen und Teams nutzt ihr im nächsten Jahr wieder.
Können wir Teams wie Awareness oder Erste Hilfe besonders absichern?
Ja. Für ein Team könnt ihr Qualifikationen mit Nachweis verlangen. Bis der Nachweis freigegeben ist, kann die Person keine Schichten dieses Teams anfragen.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.