Helfende, Schichten und Stunden in einer Software
Kultur Kollektiv ist die Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung: von der Bewerbung über den Schichtplan bis zum Stundenexport für die Lohnabrechnung. Am Rechner für die Orga, als App für eure Helfenden.
- Ein Event mit 5 Personen dauerhaft kostenlos
- Hosting in Deutschland
- Stammdaten verschlüsselt gespeichert
Bewerbungen online sammeln
Schreibt Jobs für euer Event aus und teilt sie per Link und QR-Code. Wer sich bewirbt, braucht dafür kein Konto.
- Eigenes Formular je Job: mit euren Fragen und PDF-Uploads.
- Annehmen mit einem Klick: Konto, Stammdaten und Teamzuteilung entstehen automatisch.
- Jobbörse inklusive: öffentliche Jobs finden Helfende auch in der Community.
Daten für die Anmeldung, direkt von den Helfenden
Wer kurzfristig Leute beschäftigt, braucht ihre Daten für die Anmeldung. Eure Helfenden tragen sie selbst ein, am Handy, bevor die erste Schicht beginnt.
- Alles für die Lohnabrechnung: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung.
- Ihr bestimmt die Pflichtfelder: Schichten gibt es auf Wunsch erst mit vollständigem Profil.
- Jede Beschäftigungsart: vom Ehrenamt über Minijob und kurzfristig bis zur Festanstellung.
- Verschlüsselt gespeichert: mit einem eigenen Schlüssel je Organisation.
Helfendenverwaltung an einem Ort
Alle Personen eures Events mit Rolle, Team und Beschäftigungsart, von Ehrenamt bis Festanstellung. Schluss mit Listen, die niemand mehr pflegt.
- Teams und Qualifikationen: ordnen, wer wo eingesetzt werden kann.
- Vereinbarungen und Nachweise: bestätigen und laden eure Helfenden selbst hoch.
- Urlaub und Krankmeldung: beantragen, entscheiden und im Plan sehen.
- Verschlüsselt gespeichert: jede Organisation hat ihren eigenen Schlüssel.
Schichtplan online erstellen
Plant Schichten in Woche, Monat, Tabelle oder Zeitleiste und teilt Helfende per Klick oder Drag and Drop ein. Farben zeigen, wo noch Leute fehlen.
- Serien und Vorlagen: legen viele Schichten auf einmal an.
- Schichtanfragen und Verfügbarkeiten: Helfende melden sich selbst für freie Schichten.
- Keine Doppelbuchungen: die Software blockiert sie und warnt bei Ruhezeit und Pausen.
Zeiterfassung mit Export für die Lohnabrechnung
Geplante Schichtzeiten zählen automatisch als Arbeitszeit. Abweichungen tragen eure Helfenden nach oder erfassen sie gleich per Timer.
- Stundenkonto mit Soll und Ist: für Festangestellte, pro Woche und Monat.
- Export für DATEV, Lexware und CSV: fertig für die Lohnabrechnung.
- Freigabe zuschaltbar: wer mag, lässt jede Schicht einreichen und bestätigen.
Die App für eure Helfenden
Vor Ort zählt, was schnell geht. In der App für iPhone und Android sehen Helfende sofort, was heute ansteht, und starten ihre Schicht mit einem Tipp.
- Zeiterfassung mit einem Tipp: Pause und Ende gehen auch vom Sperrbildschirm.
- Alle Schichten im Blick: mit Ort, Team und wer mit eingeteilt ist.
- Nachrichten aufs Handy: Zusagen, Einteilungen und Freigaben kommen direkt an.
- Geht auch ohne Installation: alles läuft genauso im Browser.
Kuko, der KI-Assistent für die Orga
Kuko erklärt die App, sucht für euch nach und bereitet Änderungen vor. Ausgeführt wird erst, wenn ihr bestätigt.
- Schnelle Antworten: wo fehlen Leute, was ist offen, wie geht das in der App.
- Datenschutz eingebaut: Namen gehen nur als Platzhalter an das Sprachmodell, verarbeitet wird in der EU.
- Freiwillig: jederzeit abschaltbar, alles geht auch von Hand.
Außerdem dabei
Was im Alltag einer Orga sonst noch anfällt, ist schon eingebaut.
Teams und Bereiche
Bar, Einlass oder Infostand: Teams ordnen Schichten und Helfende.
Qualifikationen
Legt fest, welche Nachweise ein Team braucht, bevor jemand Schichten anfragt.
Vereinbarungen per Klick
Helfende bestätigen Ehrenamts- und Helfendenvereinbarungen digital.
Abwesenheiten
Urlaubsanträge entscheiden und sehen, wer in welcher Woche fehlt.
Rundmails und Pinnwand
Erreicht alle Helfenden eines Events auf einmal.
Import aus einer Tabelle
Übernehmt bestehende Listen, statt alles neu einzutippen.
Löhne und Zuschläge
Stundensätze und Zuschläge fließen in den Export für die Abrechnung ein.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Konten mit Verwaltungsrechten sind zusätzlich abgesichert.
Deutsch und Englisch
Jede Person wählt ihre Sprache selbst.
Was als Nächstes kommt
Alles oben läuft schon. Daran bauen wir gerade, und das haben wir vor.
In Arbeit
Feinere Rollen und Rechte
Jede Person sieht und kann genau das, was sie braucht.
Community-Plattform
Profile und Direktnachrichten für alle, die in der Kulturszene aktiv sind.
Geplant
Profile und Booking
Acts und Dienstleistende zeigen sich und werden direkt angefragt.
Projektplanung
Aufgaben, Fristen und Budgets vor dem Event, im selben System.
Crew-Chats
Kanäle pro Team statt verstreuter Gruppenchats.
Locations
Spielstätten mit Verfügbarkeiten und Anfragen.
Digitale Arbeitsverträge
Rechtssicher unterschreiben mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Für Festivals, Vereine und alle dazwischen
Ob ein Wochenende im Jahr oder Dienste das ganze Jahr über: So passt die Software zu eurer Organisation.
Häufige Fragen zur Software
Was kostet Kultur Kollektiv?
Ein Event mit bis zu 5 Personen ist dauerhaft kostenlos. Größere Teams zahlen ab 50 EUR im Monat, für ein einzelnes großes Event gibt es einen Einmalkauf ab 500 EUR pro Saison.
Brauchen Helfende die App?
Nein. Alles läuft auch im Browser, am Rechner und auf dem Handy. Mit der App für iPhone und Android geht es vor Ort schneller: Schicht starten mit einem Tipp, Nachrichten direkt aufs Handy.
Für wen ist die Software gedacht?
Für alle, die Menschen in Schichten einteilen: Festivals, Vereine, Märkte, Konferenzen und laufende Organisationen. Ehrenamtliche, Minijobs und Festangestellte lassen sich nebeneinander verwalten.
Können wir unsere bestehenden Listen übernehmen?
Ja. Personen lassen sich aus einer Tabelle importieren. Einladungen gehen erst raus, wenn ihr sie abschickt.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland. Stamm-, Steuer- und Bankdaten werden verschlüsselt gespeichert, jede Organisation hat einen eigenen Schlüssel.
Startet kostenlos.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.