Helfende verwalten an einem Ort
Bewerbungen, Teams, Nachweise, Urlaub und Krankmeldungen an einem Ort, Stammdaten verschlüsselt gespeichert.
Kultur Kollektiv ist eine webbasierte Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland: Bewerbungen, Teams, Stammdaten, Qualifikationen, Vereinbarungen und Schichten liegen für alle Events eurer Organisation an einem Ort. Stamm-, Steuer- und Bankdaten speichert die Software mit AES-256-GCM verschlüsselt, jede Organisation hat einen eigenen Schlüssel, gehostet wird in Deutschland. Ein Event mit bis zu 5 Personen ist dauerhaft kostenlos.
Wie sieht der Weg von der Bewerbung bis zum Einsatz aus?
Stelle ausschreiben oder einladen
Ihr legt pro Event Stellen an und teilt bei öffentlichen Stellen den Link oder den QR-Code. Für private Events ladet ihr Personen per E-Mail ein, jede bekommt einen persönlichen Link.
Bewerbungen entscheiden
Admins nehmen Bewerbungen an oder lehnen sie ab. Mit der Annahme legt Kultur Kollektiv bei Bedarf ein Konto an, übernimmt Name und E-Mail in die Stammdaten und teilt die gewählten Teams zu.
Daten vervollständigen
Helfende pflegen ihre Angaben selbst. Ihr legt fest, welche Felder Pflicht sind, und könnt Schichtanfragen bis zum vollständigen Profil sperren, das ist zuschaltbar.
Nachweise und Vereinbarungen einholen
Qualifikationen wie ein Erste-Hilfe-Kurs werden mit Nachweis hochgeladen und von euch freigegeben. Vereinbarungen bestätigen Helfende per Klick oder laden sie unterschrieben hoch.
Schichten verteilen
Wer vollständig ist, fragt Schichten an oder wird eingeteilt. Der Plan zeigt, wo noch Personen fehlen.
Was lässt sich pro Person verwalten?
Persönliche Daten
Adresse, Telefon, Notfallkontakt, Ernährung und Allergien. Helfende sehen und ändern ihre Angaben selbst, im Browser oder in der App für iPhone und Android. Dort pflegen sie auch ihre Dokumente und Abwesenheiten.
Steuer- und Beschäftigungsdaten
Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Krankenkasse, Bankverbindung und die Beschäftigungsart: ehrenamtlich, Minijob, kurzfristig, Werkstudium, Teilzeit, Vollzeit oder Honorar.
Teams und Rollen
Teams pro Event oder für die ganze Organisation. Rollen sind Helfende, Festangestellte, Rechnungsstellende und Admins.
Qualifikationen und Vereinbarungen
Nachweise mit optionalem Ablaufdatum, abgelaufene werden automatisch markiert. Bei Vereinbarungen speichert die Software Version und Zeitpunkt jeder Bestätigung, eine neue Version muss erneut bestätigt werden.
Wie verwalte ich Urlaub und Krankmeldungen?
Urlaub beantragen alle Mitglieder außer Rechnungsstellenden direkt in der App, Admins genehmigen oder lehnen ab und tragen Urlaub auch selbst ein. Pro Person hinterlegt ihr den Jahresanspruch, ohne Eintrag gelten 20 Tage. Kurzfristig Beschäftigte ohne Wochen-Soll sammeln stattdessen pro gearbeitetem Tag Urlaub an, das ist zuschaltbar und standardmäßig an, offener Urlaub erscheint bei Beschäftigungsende als Urlaubsabgeltung im CSV-Export. Für Ehrenamtliche und Honorarkräfte führt die Software kein Urlaubskonto.
Krankmeldungen kommen mit Zeitraum und auf Wunsch mit Attest als Datei direkt aus der App. Ob ab einem bestimmten Krankheitstag ein Attest Pflicht ist, schaltet ihr zu, standardmäßig ist es aus. Wer keine Krankmeldung per App möchte, schaltet sie ab und zeigt stattdessen eine Telefonnummer an.
Genehmigter Urlaub und Krankmeldungen geben noch nicht begonnene Schichten im Zeitraum automatisch als offene Plätze im Plan frei. Kranktage während eines genehmigten Urlaubs werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben. Alle Abwesenheiten seht ihr als Liste und im Kalender.
Wie organisiere ich Teams und Bereiche?
Teams bilden eure Bereiche ab, zum Beispiel Bar, Einlass oder Aufbau. Jedes Team hat Name, Beschreibung, Farbe und auf Wunsch eine Höchstzahl an Helfenden, die als Warnung angezeigt wird. Schichten eines Teams sehen nur dessen Mitglieder, und für ein Team könnt ihr Qualifikationen verlangen.
Wie erreiche ich alle Helfenden?
Mit der Rundmail schreibt ihr allen Helfenden oder nur bestimmten Teams, auf Wunsch mit PDF-Anhang. Auf der Pinnwand hinterlegt ihr pro Event oder für die Organisation eine Notiz, die Helfende auf ihrer Startseite sehen.
Umgekehrt melden sich Helfende über Kontaktanfragen direkt aus der App bei euch, statt über private Nummern. Dazu kommen automatische Nachrichten, etwa bei neuen Schichten. In der App für iPhone und Android kommen sie als Push-Nachricht aufs Handy.
Kann ich bestehende Listen übernehmen?
Ja. Admins importieren Personen aus einer XLSX- oder CSV-Datei mit bis zu 500 Zeilen, eine Vorlage mit Auswahllisten steht zum Download bereit. Ein Testlauf zeigt vorher, was passieren würde.
Der Import selbst verschickt keine E-Mails. Für Personen mit E-Mail-Adresse liegt danach eine Einladung bereit, die ihr gesammelt verschickt, wenn ihr so weit seid. Für Personen ohne E-Mail erzeugt Kultur Kollektiv einen Benutzernamen und ein vorläufiges Passwort, das beim ersten Login geändert werden muss.
Wie sicher sind die Daten der Helfenden?
Stamm-, Steuer- und Bankdaten, Bewerbungen und hochgeladene Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Nachweise und Atteste werden vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt. Jede Organisation hat einen eigenen Schlüssel. Löscht ihr eure Organisation, wird dieser Schlüssel vernichtet.
Für Admins ist der zweite Faktor beim Login Pflicht, per Authenticator-App oder Code per E-Mail. Helfende laden ihre Daten jederzeit selbst als Datei herunter und können ihr Konto selbst löschen. Gehostet wird bei Hetzner in Deutschland.
Können Helfende bei mehreren Veranstaltenden mitmachen?
Ja. Eine Person nutzt ein Login für mehrere Organisationen und Events und wechselt zwischen ihnen. Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten. Persönliche Angaben aus dem eigenen Konto gehen nur an eine Organisation, wenn die Person dem für genau diese Organisation zustimmt.
Wofür ist die Helfendenverwaltung nicht gedacht?
- Kultur Kollektiv ist keine Mitgliederverwaltung für Vereine: Beiträge, Lastschriften oder Vereinsregister bildet die Software nicht ab.
- Verträge mit qualifizierter elektronischer Signatur gibt es nicht. Vereinbarungen werden per Klick bestätigt oder unterschrieben hochgeladen.
- Feiner abgestufte Rollen wie eine Teamleitung mit eigenen Rechten sind noch nicht allgemein freigeschaltet.
- Kultur Kollektiv berechnet keine Löhne. Ihr exportiert die Stunden für euer Lohnprogramm.
- Den Jahresurlaub pflegt ihr pro Person. Eine anteilige Kürzung bei Eintritt im laufenden Jahr rechnet die Software nicht.
Häufige Fragen
Wo werden die Daten der Helfenden gespeichert?
Bei Hetzner in Deutschland, inklusive Datenbank, Dateiablage und Backups. Stamm-, Steuer- und Bankdaten liegen dort verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel pro Organisation.
Brauchen Helfende ein eigenes Konto?
Ja. Das Konto entsteht automatisch, wenn ihr eine Bewerbung annehmt, oder über eine Einladung. Mit dem Konto sehen Helfende ihre Schichten und pflegen ihre Daten selbst, auch bei mehreren Veranstaltenden.
Kann ich Ehrenamtliche und Festangestellte gemeinsam verwalten?
Ja. Neben Helfenden gibt es die Rolle Festangestellte und die Rolle Rechnungsstellende für Personen, die per Rechnung abrechnen. Die Beschäftigungsart reicht von ehrenamtlich über Minijob bis Vollzeit. Für Festangestellte gibt es Urlaubsanträge, Krankmeldungen und ein Stundenkonto mit Soll und Ist.
Gibt es eine digitale Unterschrift für Vereinbarungen?
Helfende bestätigen eine Vereinbarung per Klick, Kultur Kollektiv speichert dazu Person, Version und Zeitpunkt. Alternativ laden sie ein unterschriebenes Dokument hoch, das ihr freigebt. Eine qualifizierte elektronische Signatur gibt es nicht.
Kann ich Helfende aus einer Tabelle übernehmen?
Ja, über den Import für XLSX- und CSV-Dateien mit bis zu 500 Zeilen. Name, Rolle, Beschäftigungsart, Team und weitere Spalten werden übernommen, ein Testlauf zeigt vorher das Ergebnis.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.