Bewerbungen online sammeln
Stellen mit eigenem Formular und QR-Code teilen, aus angenommenen Bewerbungen werden automatisch Konten.
Mit Kultur Kollektiv, einer webbasierten Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, schreibt ihr für jedes Event Stellen aus, jede mit eigenem Bewerbungsformular, das ihr um eigene Felder und PDF-Uploads erweitert, und teilt öffentliche Stellen per Link und QR-Code. Bewerbende brauchen dafür kein Konto, und mit eurer Annahme legt die Software Konto, Stammdaten und Teamzuteilung automatisch an.
Wie richte ich die Anmeldung für Helfende ein?
Event anlegen und veröffentlichen
Stellen eines Events nehmen nur Bewerbungen an, solange das Event aktiv und öffentlich ist. Ein Event im Entwurf könnt ihr in Ruhe vorbereiten. Dauerhafte Stellen im Organisationsbereich hängen an keinem Event.
Stelle beschreiben
Eine Stelle hat Titel, Beschreibung, Beschäftigungsart, Vergütung, Anzahl der Plätze, Angaben zu Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten, Einsatzort sowie Teams und Qualifikationen.
Formular anpassen
Pro Stelle passt ihr die Standardfelder an und ergänzt eigene Fragen. Welche Teams Bewerbende wählen können, legt ihr in der Stelle fest.
Link teilen
Eine öffentliche Stelle hat einen eigenen Link und einen QR-Code zum Herunterladen, etwa für Plakate oder Social Media, und erscheint in der Jobbörse von Kultur Kollektiv. Private Stellen und Stellen privater Events sind über den Link nicht erreichbar, dafür gibt es Einladungen.
Bewerbungen entscheiden
Bewerbungen über eine Stelle melden sich bei euch per E-Mail und in der App. Admins nehmen sie an oder lehnen sie ab.
Welche Felder kann das Bewerbungsformular haben?
Standardfelder
Vorname, Nachname, E-Mail, ob die Person schon einmal dabei war, Motivation, Erfahrung, Stärken und Anmerkungen. Beschriftung, Hilfetext und Pflichtangabe passt ihr an, nicht benötigte Felder nehmt ihr heraus und holt sie bei Bedarf zurück.
Eigene Fragen
Kurzer oder langer Text, Auswahlliste, Checkbox und ein Zeitraum von bis.
Teams, Qualifikationen und Verfügbarkeit
Bewerbende wählen aus den Teams, die ihr in der Stelle zur Wahl stellt, die übrigen Teams der Stelle sind fest vorgesehen. Dazu kreuzen sie Qualifikationen an und markieren ihre Verfügbarkeit in einem Kalender. Die Teamwahl selbst ist im Formular nicht einstellbar.
PDF-Uploads
Bis zu fünf Dokumente pro Bewerbung mit je 10 MB. Der Dateityp wird geprüft, die Dateien werden verschlüsselt gespeichert.
Wie lade ich Helfende gezielt ein?
Für private Events fügt ihr mehrere E-Mail-Adressen auf einmal ein. Jede Person bekommt einen persönlichen Link, der sieben Tage gilt und erneut verschickt werden kann. Über den Link bewirbt sich die Person ohne Konto mit Name, E-Mail, Motivation und Teamwahl.
Diese Einladungsbewerbung ist bewusst schlank: Sie hängt an keiner Stelle, hat keine eigenen Felder und keine Uploads, und es geht keine Benachrichtigung an euch raus. Ihr findet sie in der Bewerbungsübersicht, wo ihr sie wie jede andere annehmt oder ablehnt.
Personen, die schon zu eurem Team gehören, legt ihr direkt an oder importiert sie, ohne den Umweg über eine Bewerbung. Der Import verschickt keine E-Mails: Für Zeilen mit E-Mail-Adresse liegt danach eine Einladung bereit, die ihr gesammelt verschickt, wenn ihr so weit seid. Zeilen ohne E-Mail-Adresse bekommen einen Benutzernamen und ein vorläufiges Passwort.
Was passiert nach dem Absenden einer Bewerbung?
Eine Bewerbung ist offen, angenommen oder abgelehnt. Admins sehen alle Angaben und Dokumente und können pro Bewerbung einen Kommentar hinterlassen.
Bei der Annahme legt Kultur Kollektiv für neue Personen ein Konto mit vorläufigem Passwort an, übernimmt Name und E-Mail in die Stammdaten, übernimmt Vergütung und Beschäftigungsart aus der Stelle und teilt die gewählten Teams zu. Die Person bekommt eine E-Mail und eine Nachricht in der App.
Wo finden Helfende offene Stellen?
Die öffentliche Jobbörse von Kultur Kollektiv zeigt die öffentlichen Stellen aller Organisationen, mit Suche und Filtern nach Beschäftigungsart oder nur bezahlten Stellen. Es sind genau die Stellen, die auch über ihren Link erreichbar sind: Stelle öffentlich und aktiv, Event aktiv und öffentlich. Euer Organisationsprofil listet eure offenen Stellen und öffentlichen Events.
Wie sind Bewerbungsdaten geschützt?
Das öffentliche Formular ist mit reCAPTCHA gegen automatisierte Einsendungen geschützt. Bewerbende stimmen den AGB zu und nehmen die Datenschutzerklärung zur Kenntnis, beides wird protokolliert. Angaben und Dokumente werden mit dem Schlüssel eurer Organisation verschlüsselt gespeichert.
Was kann die Bewerbungsfunktion nicht?
- Bewerbende bekommen nach dem Absenden keine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail.
- Eine Absage verschickt Kultur Kollektiv nicht automatisch. Wer abgelehnte Bewerbende informieren möchte, schreibt ihnen selbst.
- Bewerbungen werden einzeln entschieden, eine Sammelannahme gibt es nicht. Entscheiden dürfen nur Admins.
- Pro Event kann eine Person nur eine aktive Stelle haben.
- Bewerbungen über Einladungslinks haben keine eigenen Felder und keine Uploads und melden sich nicht per Nachricht.
Häufige Fragen
Brauchen Bewerbende ein Konto?
Nein. Das Formular funktioniert ohne Konto. Ist die E-Mail-Adresse schon registriert, meldet sich die Person vorher an. Mit der Annahme bekommen neue Personen automatisch ein Konto.
Kann ich das Formular für jedes Event anpassen?
Ja, sogar für jede Stelle eines Events. So fragt ihr für die Bar andere Dinge ab als für den Aufbau.
Kann ich Nachweise wie einen Erste-Hilfe-Schein abfragen?
Ja. Im Formular fragt ihr PDF-Dokumente ab. Für Nachweise, die später geprüft oder erneuert werden müssen, gibt es zusätzlich Qualifikationen mit Upload, Freigabe und Ablaufdatum.
Zählen Bewerbungen zum Personenlimit meines Plans?
Nein. Offene Bewerbungen zählen nicht mit, erst angenommene Personen belegen einen Platz. Im kostenlosen Probe-Plan sind das bis zu 5 Personen.
Wie erfahre ich von neuen Bewerbungen?
Bei jeder Bewerbung über eine Stelle bekommen Admins eine E-Mail und eine Nachricht in der App. Bewerbungen über einen persönlichen Einladungslink lösen keine Nachricht aus, sie erscheinen nur in der Bewerbungsübersicht.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.