Schichtplanung für Helfende
Schichten im Kalender planen, Helfende per Klick einteilen und Doppelbuchungen automatisch vermeiden.
Mit Kultur Kollektiv, einer webbasierten Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, plant ihr Schichten in Wochen-, Monats- und Tabellenansicht und teilt Helfende per Klick oder Drag and Drop ein. Helfende sehen ihre Schichten im Browser oder in der App für iPhone und Android, fragen freie Schichten an, geben Verfügbarkeiten an und bestätigen ihre Einsätze, Doppelbuchungen derselben Person blockiert das System. Ein Event mit bis zu 5 Personen ist dauerhaft kostenlos.
Welche Ansichten gibt es für den Schichtplan?
Alle Ansichten zeigen denselben Plan. Ihr wechselt je nach Aufgabe, ohne etwas doppelt zu pflegen.
Woche und Monat
Der Kalender zeigt alle Schichten eines Events. Eine Schicht zieht ihr per Drag and Drop auf einen anderen Tag, bei Serien fragt Kultur Kollektiv, ob nur dieser Termin oder auch die folgenden gemeint sind.
Tabelle
Die Planungstabelle sortiert nach Zeit, Titel oder unbesetzten Schichten zuerst, gruppiert nach Tag oder Person und filtert nach Team, Zeitraum, Suchbegriff oder nur unterbesetzten Schichten.
Zeitleiste pro Schicht
Jede Person bekommt eine eigene Zeile. Zeitblöcke verschiebt und verlängert ihr im 5-Minuten-Raster, ein Doppelklick fügt 30 Minuten Pause ein, Änderungen speichern sich automatisch.
Druckansicht
Woche, Monat oder Tabelle lassen sich genau so ausdrucken, wie sie gerade gefiltert sind: mit Zeit, Schicht, Team, Personen und Besetzung.
Wie lege ich viele Schichten auf einmal an?
Mehrere Tage
Eine Schicht legt ihr in einem Schritt für bis zu sieben Tage innerhalb einer Woche an, zum Beispiel für jeden Festivaltag.
Wöchentliche Serien
Wiederkehrende Schichten laufen wöchentlich und werden sechs Monate im Voraus angelegt. Feste Personen hängt ihr direkt an die Serie.
Kopieren
Eine kopierte Schicht startet unbesetzt. Die bisher eingeteilten Personen erscheinen als offene Plätze, damit ihr neu entscheiden könnt.
Vorlagen
Tages-, Wochen- oder Monatsvorlagen speichert ihr aus bestehenden Schichten und wendet sie mit Vorschau im Kalender auf neue Zeiträume an.
Wie kommen Helfende an ihre Schichten?
Admins teilen Personen direkt ein. Zusätzlich können Helfende freie Schichten selbst anfragen, das ist pro Event zuschaltbar und standardmäßig an. Die Orga nimmt die Anfrage an oder lehnt sie ab, bei Annahme ist die Person eingeteilt und bekommt eine Nachricht.
Schichten, die zu einem Team gehören, sehen und anfragen nur Mitglieder dieses Teams. Pro Schicht legt ihr fest, wie viele Helfende vorgesehen sind. Ist die Schicht voll, nimmt sie keine weiteren Anfragen an.
Kann jemand doch nicht, sagt die Person die Schicht in der App ab. Die Absage wird erst wirksam, wenn die Orga sie bestätigt. Der frei gewordene Platz erscheint danach als offene Zeile im Plan.
In der App für iPhone und Android sehen Helfende, was heute ansteht, ihre Schichten mit Status und einen Kalender. Die Schichtdetails zeigen Ort, Team und wer noch eingeteilt ist, neue Einteilungen bestätigen sie direkt in der App. Im Browser geht alles genauso, die App ist kein Muss.
Welche Prüfungen schützen vor Fehlern im Plan?
Keine Doppelbuchung
Überschneiden sich zwei Schichten derselben Person, auch über Mitternacht, lehnt Kultur Kollektiv die zweite Einteilung ab.
Qualifikationen
Ihr könnt festlegen, dass Schichtanfragen erst möglich sind, wenn ein Nachweis vorliegt und freigegeben ist, etwa für ein Team mit besonderen Anforderungen.
Ruhezeit und Pausen
Die Software warnt bei weniger als 11 Stunden Ruhezeit, fehlenden Pausen nach 6 oder 9 Stunden und mehr als 10 Stunden Arbeit. Es sind Hinweise, keine Sperren.
Unterbesetzung
Unterbesetzte Schichten lassen sich filtern und nach vorne sortieren. Sonntags bekommt die Orga eine Übersicht der unterbesetzten Schichten der nächsten sieben Tage.
Wie werden Helfende über ihre Schichten informiert?
Bei jeder neuen Einteilung, bei angenommenen Anfragen und bei Entscheidungen über Absagen gibt es eine Nachricht per E-Mail und in der App. Wer die App für iPhone oder Android nutzt, bekommt Bestätigungen, Einteilungen und Freigaben als Push-Nachricht aufs Handy. Sonntags um 9 Uhr bekommen Helfende eine Übersicht ihrer Schichten der kommenden sieben Tage.
Mit der Schichtbestätigung, pro Event zuschaltbar und standardmäßig an, bestätigen Helfende eine Schicht mit „gesehen und komme". Für noch nicht bestätigte Schichten der nächsten sieben Tage verschickt Kultur Kollektiv täglich eine gesammelte Erinnerung, die Orga sieht unbestätigte Schichten im Plan markiert.
Jede Person stellt selbst ein, welche Nachrichten sie per E-Mail oder in der App bekommt, auf Wunsch auch pro Event. Jede Benachrichtigungs-Mail enthält einen Abmelde-Link.
Wie helfen Verfügbarkeiten beim Einteilen?
Ist die Funktion für ein Event an, und das ist sie standardmäßig, markieren Helfende jeden Kalendertag als verfügbar, zur Not verfügbar oder nicht verfügbar. Beim Einteilen in der Zeitleiste zeigt die Personenauswahl diese Ampel an, sortiert danach und filtert auf Wunsch nur verfügbare Personen.
Was kann die Schichtplanung nicht?
- Kultur Kollektiv teilt nicht automatisch ein. Die Entscheidung, wer welche Schicht übernimmt, trefft ihr.
- Ändert ihr Zeit oder Ort einer bestehenden Schicht, geht keine automatische Nachricht raus. Informiert die Betroffenen dann selbst, zum Beispiel per Rundmail.
- Es gibt keinen Export des Schichtplans als Datei und kein Kalender-Abo für eure Kalender-App, nur die Druckansicht.
- Serien wiederholen sich nur wöchentlich. Ein Tausch von Schichten zwischen Helfenden ist noch nicht allgemein freigeschaltet.
Häufige Fragen
Kann ich einen Schichtplan online kostenlos erstellen?
Ja. Im Probe-Plan von Kultur Kollektiv plant ihr ein Event mit bis zu 5 Personen ohne Kosten und ohne Enddatum. Für größere Crews gibt es bezahlte Pläne, die Funktionen der Schichtplanung sind in allen Plänen gleich.
Brauchen Helfende eine App?
Nein, nötig ist sie nicht. Kultur Kollektiv läuft im Browser, am Rechner genauso wie auf dem Handy. Bequemer ist die App für iPhone und Android: Nachrichten kommen als Push-Nachricht, und die Zeiterfassung einer Schicht startet mit einem Tipp. Ein Konto brauchen Helfende in beiden Fällen, es entsteht bei der Annahme ihrer Bewerbung oder über eine Einladung.
Können Helfende Schichten tauschen?
Ein Tausch zwischen Helfenden ist derzeit nur als experimentelle Funktion verfügbar. Allgemein freigeschaltet ist die Absage: Helfende sagen eine Schicht in der App ab, die Orga bestätigt und besetzt den Platz neu.
Kann ich den Schichtplan ausdrucken?
Ja, Admins drucken Woche, Monat oder Tabelle so aus, wie sie gerade gefiltert sind. Einen Export des Plans als Datei gibt es nicht. Die geleisteten Stunden exportiert ihr separat für die Lohnabrechnung.
Wer darf Schichten planen?
Schichten legen die Admins eurer Organisation an und teilen ein. Für Admins ist die Anmeldung mit zweitem Faktor Pflicht, per Authenticator-App oder Code per E-Mail.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.