Tabelle oder Software?
Eine Tabelle reicht für den Anfang, bei vielen Helfenden spart euch die Software das Abgleichen per Hand.
Eine selbst gepflegte Tabelle reicht für wenige Helfende und einen überschaubaren Plan, weil sie flexibel, vertraut und meist schon vorhanden ist. Sobald Bewerbungen, Absagen, Nachweise und viele Schichten zusammenkommen, nimmt Kultur Kollektiv, eine webbasierte Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, euch Doppelbuchungen, Zugriffsrechte, Benachrichtigungen und den Stundenexport ab. Der Umstieg ist kostenlos testbar: ein Event mit bis zu 5 Personen kostet nichts, und Personenlisten lassen sich als XLSX- oder CSV-Datei importieren.
Was kann eine Tabelle, was kann Kultur Kollektiv?
Ein fairer Vergleich: Beide Wege haben ihre Stärken.
| Kriterium | Tabelle | Kultur Kollektiv |
|---|---|---|
| Einstieg | Sofort startklar, fast alle kennen Tabellenprogramme | Organisation anlegen, Event und Schichten einrichten |
| Kosten | Ein Tabellenprogramm ist oft schon vorhanden | Probe-Plan kostenlos, Abos ab 50 EUR im Monat |
| Flexibilität | Jede Spalte und jede Formel frei wählbar | Feste Struktur für Events, Teams, Schichten und Bewerbungen |
| Doppelbuchungen | Nur durch eigene Kontrolle oder Formeln | Überschneidende Schichten derselben Person werden abgelehnt |
| Datenschutz und Zugriff | Wer die Datei öffnet, sieht meist alle Spalten | Helfende sehen nur ihre eigenen Daten, Stamm- und Bankdaten liegen verschlüsselt |
| Bewerbungen | Eigenes Formular, Daten von Hand übertragen | Formular pro Stelle, die Annahme legt Konto und Stammdaten an |
| Anfragen und Absagen | Per Mail oder Chat, die Liste wird von Hand nachgepflegt | In der App, die Orga entscheidet per Klick |
| Erinnerungen | Von Hand schreiben | Nachricht bei jeder Einteilung, sonntags eine Wochenübersicht |
| Stunden für die Abrechnung | Selbst zusammenrechnen | Export als CSV, für Lexware Lohn oder als DATEV-LODAS-Datei |
| Urlaub und Krankheit | Eigene Liste, Anträge per Mail oder Zuruf | Urlaubsanträge mit Genehmigung, Krankmeldungen per App und ein Stundenkonto mit Soll und Ist |
| Unterwegs | Eine Tabellen-Datei geht auch offline | In der App für iPhone und Android oder im Browser auf jedem Gerät, mit Internetverbindung |
Wann reicht eine Tabelle völlig aus?
Wenn eine Person den Plan macht, nur eine Handvoll Helfende dabei sind, es wenige Schichten gibt und ihr keine sensiblen Daten wie Steuer-ID oder Bankverbindung sammelt, ist eine Tabelle oft die schnellste Lösung. Sie kostet nichts extra, jede Spalte passt sich euren Wünschen an, und niemand muss sich irgendwo anmelden.
Wo stößt eine Tabelle an Grenzen?
Mit jeder weiteren Person wächst der Abgleich: Wer hat wann Zeit, wer ist schon doppelt eingetragen, welche Version der Datei ist die aktuelle. Eine Formel kann Überschneidungen anzeigen, verhindert sie aber nicht.
Schwierig wird es auch beim Datenschutz. In einer geteilten Tabelle sehen meist alle Beteiligten alle Spalten, also auch Adressen, Geburtsdaten oder Bankverbindungen. Und jede Bewerbung, Absage oder Stundenänderung muss jemand von Hand eintragen und weitergeben.
Wie gelingt der Umstieg von der Tabelle?
Organisation anlegen
Die Registrierung braucht nur den Namen der Organisation, euren Namen und eure E-Mail-Adresse. Danach bekommt ihr eine E-Mail für den Einstieg, der Probe-Plan gilt ab sofort.
Personen importieren
Ladet die Vorlage herunter, übertragt eure Liste und importiert bis zu 500 Zeilen als XLSX oder CSV. Ein Testlauf zeigt vorher, was passiert.
Teams und Schichten anlegen
Schichten legt ihr für mehrere Tage auf einmal, als wöchentliche Serie oder aus einer Vorlage an. Schichten selbst lassen sich nicht aus einer Tabelle importieren.
Einladungen verschicken
Der Import verschickt selbst nichts. Für Personen mit E-Mail-Adresse liegen danach Einladungen bereit, die ihr gesammelt verschickt, wenn alles passt. Wer keine E-Mail hat, bekommt beim Import einen Benutzernamen und ein vorläufiges Passwort, das ihr weitergebt.
Tabelle archivieren
Ab jetzt ist die App die eine Quelle für Schichten und Daten. Die alte Datei mit sensiblen Daten solltet ihr danach sicher ablegen oder löschen.
Was kann Kultur Kollektiv im Vergleich zur Tabelle nicht?
- Eigene Formeln, Pivot-Auswertungen oder beliebige Zusatzspalten gibt es nicht.
- Den Schichtplan könnt ihr drucken, aber nicht als Tabellen-Datei exportieren. Exportiert werden die geleisteten Stunden.
- Ohne Internetverbindung funktioniert die App nicht.
- Importiert werden Personen, keine Schichten.
Häufige Fragen
Gibt es eine Tabellen-Vorlage für die Helfendenplanung?
Eine Vorlage für den Schichtplan selbst bietet Kultur Kollektiv nicht an. Für den Umstieg gibt es eine Importvorlage, mit der ihr eure Personenliste übertragt. Im Schichtplan arbeitet ihr dann mit Schichtvorlagen für Tage, Wochen oder Monate.
Kann ich meine bestehende Liste importieren?
Ja, als XLSX- oder CSV-Datei mit bis zu 500 Zeilen. Übernommen werden unter anderem Name, E-Mail, Rolle, Beschäftigungsart, Team und Eintrittsdatum. Das alte XLS-Format wird nicht unterstützt.
Kann ich die Daten wieder als Tabelle exportieren?
Die geleisteten Stunden exportiert ihr als CSV-Datei, die sich in jedem gängigen Tabellenprogramm öffnen lässt, inklusive Stammdaten pro Person. Den Schichtplan selbst gibt es nur als Druckansicht.
Was spricht beim Datenschutz gegen eine geteilte Tabelle?
In einer geteilten Tabelle sehen meist alle mit Zugriff alle Daten, und Kopien landen schnell in Mails oder auf privaten Geräten. In Kultur Kollektiv sehen Helfende nur ihre eigenen Angaben, sensible Daten liegen verschlüsselt.
Was kostet der Umstieg?
Der Probe-Plan für ein Event mit bis zu 5 Personen ist kostenlos. Für größere Teams starten die Abos bei 50 EUR im Monat für bis zu 20 Personen.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.