Zeiterfassung mit DATEV-Export

Wie werden die Stunden von Helfenden erfasst?

Standardmäßig zählt die geplante Schichtzeit abzüglich der geplanten Pause. Niemand muss nach jeder Schicht etwas eintragen, und die Stunden stehen trotzdem für den Export bereit.

Lief eine Schicht länger oder kürzer, passt die Person unter „Meine Schichten" ihre Zeiten an, auch Überstunden. Die Änderung geht als Einreichung an die Orga, bis zur Freigabe gilt die geplante Zeit. Arbeit ohne Schicht, etwa eine Besprechung, tragen Mitglieder als freien Eintrag mit Datum, Beginn, Ende, Pause und Notiz ein.

In der App für iPhone und Android starten Helfende die Zeiterfassung einer Schicht mit einem Tipp, pausieren und stoppen sie, auch vom Sperrbildschirm aus. Die laufende Schicht bleibt dort sichtbar, ohne dass die App geöffnet ist. Pausen zählt die App mit und zieht sie automatisch ab. Unter „Meine Stunden" stehen geplante und geleistete Stunden pro Woche und Monat.

Was ist der Einreich- und Freigabe-Kreislauf?

Der Kreislauf ist zuschaltbar und standardmäßig aus. Ist er an, tragen Helfende nach jeder Schicht ihre tatsächliche Zeit in einer Zeitleiste ein, Pausen fügen sie per Doppelklick ein.

Kultur Kollektiv erinnert kurz nach Schichtende und am nächsten Morgen um 9 Uhr, per E-Mail und in der App. Offene Einträge zeigt ein Zähler im Menü. Admins geben die Zeiten frei oder korrigieren sie, die betroffene Person wird über eine Korrektur informiert.

Wie funktioniert der Live-Timer für die Orga-Arbeit?

Mitglieder des dauerhaften Organisationsbereichs starten und stoppen einen Timer direkt in der oberen Leiste. Pro Person läuft ein Timer, er überlebt auch ein Neuladen der Seite. Die Zeit wird auf die Organisation gebucht, nicht auf ein Event. Bei Admins gilt sie sofort als freigegeben, bei allen anderen geht sie zur Prüfung an die Orga.

Gibt es ein Stundenkonto mit Soll und Ist?

Ja, für alle Personen mit Wochen-Soll, typischerweise Festangestellte. Admins hinterlegen pro Person die Wochenstunden und die Arbeitstage, als feste Wochentage, flexibel oder als Anzahl pro Woche. Ab dem Eintrittsdatum rechnet Kultur Kollektiv daraus das Soll und stellt es der angerechneten Zeit gegenüber: Schichten und freie Einträge ohne Doppelzählung, dazu für jeden Urlaubs- oder Krankheitstag das volle Tagessoll.

Der Saldo zeigt Plus- und Minusstunden. Jede Person sieht ihn unter „Beschäftigung" zusammen mit den Stunden der Woche und des Monats und dem Resturlaub. Admins sehen in der Wochenübersicht pro Person Soll, Schichtstunden, freie Stunden, Ist, Abwesenheit und Differenz.

Welche Exportformate gibt es für die Lohnabrechnung?

Exportiert wird pro Event, entweder für einen Abrechnungsmonat oder einen frei gewählten Zeitraum.

• CSV

  Eine Zeile pro Person mit Stunden, Stundenlohn, Bruttobeträgen und einer Spalte pro Zuschlag, dazu Stammdaten wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN. Die Datei öffnet sich in gängigen Tabellenprogrammen ohne Umlautfehler.

• Lexware Lohn

  Eine Importdatei mit Personalnummer, Lohnart, Wert und Stundensatz, die Lohnart stellt ihr in den Einstellungen ein.

• DATEV LODAS

  Bewegungsdaten mit Personalnummer, Lohnart und Wert. Berater- und Mandantennummer hinterlegt ihr einmal in den Einstellungen.

• Abrechnungsexport-Assistent

  Ein Assistent fragt Lohnprogramm, Event und Zeitraum ab und zeigt vor dem Download, wer exportiert wird und wem noch eine Personalnummer fehlt.

Wie werden Löhne und Zuschläge berücksichtigt?

Pro Person hinterlegt ihr einen Stundenlohn oder einen Tagessatz. Zuschläge legt ihr selbst an, als Prozentsatz, fester Betrag pro Stunde oder Pauschale pro Schicht, und hängt sie an die passenden Schichten. Jeder Zuschlag bekommt eine eigene Lohnart für DATEV und Lexware und erscheint im Export als eigene Zeile oder Spalte.

Achtet die Software auf Pausen und Ruhezeiten?

Ja, mit Warnungen nach dem Arbeitszeitgesetz: 30 Minuten Pause ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden, Pausenblöcke von mindestens 15 Minuten, Hinweise bei mehr als 10 Stunden Arbeit und weniger als 11 Stunden Ruhezeit. Die Warnungen erscheinen in der Zeitleiste und im Schichtplan, eine gesetzliche Pause, die niemand eingetragen oder erfasst hat, zieht die Software aber nicht von selbst ab.

Was kann die Zeiterfassung nicht?

• Kultur Kollektiv ist kein Lohnprogramm. Steuern und Sozialabgaben berechnet euer Lohnprogramm oder eure Steuerberatung.
• DATEV wird nur als LODAS-Bewegungsdaten exportiert. DATEV Lohn und Gehalt sowie ein Export als Tabellen-Datei oder PDF-Bericht fehlen.
• Zuschläge für Nacht, Sonntag oder Feiertag werden nicht automatisch erkannt. Ihr hängt sie selbst an die Schichten.
• Minijob-Grenzen und Fristen für kurzfristig Beschäftigte überwacht die Software nicht.
• Überstunden erscheinen als Plus im Stundenkonto. Auszahlung oder Freizeitausgleich rechnet die Software nicht. Einen Anfangssaldo aus einem bisherigen Stundenkonto könnt ihr nicht übernehmen, und eine Änderung des Wochen-Solls gilt für den ganzen Zeitraum ab Eintritt.
• Es gibt keine Stempeluhr als Gerät. Erfasst wird in der App auf dem Handy oder im Browser.