Software für Helfende auswählen
Zehn Kriterien von Datenschutz bis Preis helfen euch, die passende Software für eure Crew zu finden.
Eine gute Software für Helfende schützt personenbezogene Daten, trennt Rollen und Rechte, deckt Bewerbungen, Schichtplanung und Stundenexport ab, funktioniert für Helfende auf dem Handy, im Browser und als App, und bleibt auch bei wachsender Crew bezahlbar. Kultur Kollektiv, eine webbasierte Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, erfüllt die meisten dieser Kriterien und bringt eine App für iPhone und Android mit, eine automatische Schichteinteilung fehlt bisher. Ein Event mit bis zu 5 Personen ist dauerhaft kostenlos, Abos kosten 50, 130 oder 350 EUR im Monat für bis zu 20, 50 oder 150 Personen.
Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
Diese zehn Kriterien gelten für jede Software, mit der ihr Helfende, Ehrenamtliche oder Aushilfen organisiert. Fragt bei jedem Anbieter konkret nach.
Datenschutz und Hosting
Wo stehen die Server, welche Daten werden verschlüsselt, gibt es getrennte Schlüssel pro Organisation, und wie kommen Betroffene an ihre eigenen Daten?
Rollen und Rechte
Sehen Helfende nur ihre eigenen Angaben? Wer darf Stammdaten, Bankverbindungen und Exporte sehen, und ist für diese Personen ein zweiter Faktor beim Login Pflicht?
Bewerbungen
Gibt es ein öffentliches Formular mit eigenen Fragen und Dokumenten, und wird aus einer angenommenen Bewerbung ohne Abtippen ein Profil?
Schichtplanung
Lassen sich viele Schichten schnell anlegen, etwa über mehrere Tage oder Vorlagen, und verhindert die Software Doppelbuchungen?
Self-Service für Helfende
Können Helfende Schichten selbst anfragen, bestätigen und absagen, ihre Verfügbarkeit angeben und ihre Daten selbst pflegen?
Mobil und als App
Funktioniert alles auf dem Handy im Browser, ohne Installation? Und gibt es für den Einsatz vor Ort eine App mit Push-Nachrichten?
Zeiterfassung, Abwesenheiten und Export
Werden Stunden erfasst und in einem Format exportiert, das euer Lohnprogramm oder eure Steuerberatung einlesen kann? Und lassen sich bei Festangestellten Urlaub, Krankmeldungen und ein Stundenkonto mit Soll und Ist führen?
Preis bei wachsender Crew
Wie verändert sich der Preis, wenn aus 20 Helfenden 200 werden, und zählen Admins und Bewerbende mit?
Mehrere Events und Veranstaltende
Lassen sich mehrere Events in einem Konto verwalten, und können Helfende mit einem Login bei mehreren Veranstaltenden mitmachen?
Support
Wie erreicht ihr den Anbieter, und gibt es zugesagte Antwortzeiten?
Wie erfüllt Kultur Kollektiv diese Kriterien?
Ehrlich aufgeschlüsselt, mit den Lücken, die es heute noch gibt.
| Kriterium | So löst es Kultur Kollektiv | Einschränkung |
|---|---|---|
| Datenschutz und Hosting | Stamm-, Steuer- und Bankdaten mit AES-256-GCM verschlüsselt, auch hochgeladene Dokumente wie Nachweise und Atteste, eigener Schlüssel pro Organisation, Hosting in Deutschland | Öffentliche Bilder wie Profilbild und Logo sind nicht verschlüsselt |
| Rollen und Rechte | Helfende, Festangestellte und Rechnungsstellende sehen nur ihre eigenen Daten, Admins melden sich mit zweitem Faktor an | Teamleitungen mit eigenen Rechten sind noch nicht allgemein freigeschaltet |
| Bewerbungen | Formular pro Stelle mit eigenen Feldern und PDF-Uploads, Annahme legt Konto und Stammdaten an | Keine automatische Eingangsbestätigung und keine automatische Absage |
| Schichtplanung | Woche, Monat, Tabelle und Zeitleiste, Serien, Vorlagen, Doppelbuchungen werden abgelehnt | Keine automatische Einteilung, kein Kalender-Abo |
| Self-Service für Helfende | Schichten anfragen, bestätigen und absagen, Verfügbarkeit angeben, eigene Daten pflegen | Tausch zwischen Helfenden nur als experimentelle Funktion |
| Mobil und als App | Läuft im Browser auf Handy, Tablet und Rechner, dazu die App für iPhone und Android mit Push-Nachrichten und Zeiterfassung per Tipp | Braucht eine Internetverbindung |
| Zeiterfassung, Abwesenheiten und Export | Planzeiten, Korrekturen, freie Einträge, Live-Timer, Stundenkonto mit Soll und Ist, Urlaubsanträge mit Genehmigung und Krankmeldungen per App; Export als CSV, für Lexware Lohn und als DATEV LODAS | Keine Lohnberechnung, kein DATEV Lohn und Gehalt, keine Auszahlung oder Freizeitausgleich für Überstunden |
| Preis bei wachsender Crew | Probe-Plan kostenlos, Abos für bis zu 20, 50 oder 150 Personen | Admins zählen als Person mit, offene Bewerbungen nicht |
| Mehrere Events und Veranstaltende | Abos mit unbegrenzt vielen Events, ein Login für mehrere Organisationen | Ein Festival-Einmalkauf erlaubt ein Event gleichzeitig |
| Support | Admins schicken Support-Anfragen direkt aus der App | Keine zugesagten Antwortzeiten |
Wie teste ich eine Software, bevor ich mich festlege?
Testet mit einem echten, kleinen Anlass statt mit Beispieldaten. Ladet drei bis fünf Helfende ein, lasst sie sich auf dem eigenen Handy bewerben, Schichten anfragen und wieder absagen. So seht ihr, wo es hakt, bevor die ganze Crew dabei ist.
Schickt einen Probeexport an eure Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung und fragt, ob sie das Format einlesen kann. Prüft außerdem, wie ihr eure Daten wieder herausbekommt, falls ihr später wechselt.
Mit Kultur Kollektiv geht das im kostenlosen Probe-Plan mit einem Event und bis zu 5 Personen, ohne Zahlungsdaten und ohne Enddatum.
Welche Fragen sollte ich dem Anbieter zum Datenschutz stellen?
Fragt nach dem Serverstandort, nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, nach weiteren Dienstleistern, an die Daten gehen, etwa für E-Mail-Versand oder Zahlungen, und danach, wie Betroffene Auskunft und Löschung selbst auslösen können. Eine seriöse Antwort nennt die Dienstleister beim Namen.
Bei Kultur Kollektiv stehen die eingesetzten Dienstleister in der Datenschutzerklärung. Nutzende laden ihre Daten selbst als Datei herunter und können ihr Konto selbst löschen.
Wann passt Kultur Kollektiv nicht?
- Die Software soll Schichten automatisch auf Personen verteilen.
- Ihr sucht ein Lohnprogramm, eine Mitgliederverwaltung mit Beiträgen oder einen Ticketshop.
- Eure Crew braucht E-Mails in einer anderen Sprache als Deutsch. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, die Benachrichtigungen nur auf Deutsch.
Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für die Helfendenverwaltung?
Eine, die Bewerbungen, Stammdaten, Schichtplanung und Stundenexport in einem System verbindet und Daten sauber schützt. Kultur Kollektiv deckt diesen Weg ab und ist für ein Event mit wenigen Personen kostenlos testbar.
Was kostet eine Software für Helfende?
Bei Kultur Kollektiv kostet ein Event mit bis zu 5 Personen nichts. Die Abos kosten 50, 130 oder 350 EUR im Monat für bis zu 20, 50 oder 150 Personen. Achtet beim Vergleich darauf, wer als Person zählt.
Gibt es Software für Ehrenamtliche ohne App-Installation?
Ja. Kultur Kollektiv läuft vollständig im Browser, auch auf dem Handy. Helfende melden sich an und sehen ihre Schichten, ohne etwas zu installieren. Wer mag, nutzt zusätzlich die App für iPhone und Android, mit Push-Nachrichten und Zeiterfassung per Tipp.
Warum ist der Hosting-Standort wichtig?
Weil Helfendendaten oft Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID und Bankverbindung enthalten. Ein Standort in Deutschland oder der EU und eine Liste aller Dienstleister machen nachvollziehbar, wo diese Daten verarbeitet werden.
Können Helfende mit einem Konto bei mehreren Veranstaltenden mitmachen?
Bei Kultur Kollektiv ja. Ein Login reicht für mehrere Organisationen, jede Organisation sieht dabei nur ihre eigenen Daten.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.