Ehrenamt im Verein organisieren
Ehrenamtliche und Hauptamtliche gemeinsam einteilen, für kleine Teams kostenlos und ohne Enddatum.
Kultur Kollektiv ist eine webbasierte Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung aus Deutschland, mit der Vereine Ehrenamtliche, Dienste und Vereinbarungen an einem Ort organisieren. Ein Event mit bis zu 5 Personen ist dauerhaft kostenlos, größere Teams nutzen Abos ab 50 EUR im Monat für bis zu 20 Personen mit unbegrenzt vielen Events. Gemeinnützige Vereine können wegen eines kostenlosen oder vergünstigten Zugangs direkt Kontakt aufnehmen.
Lohnt sich eine Software für einen kleinen Verein?
Sobald mehrere Menschen Dienste übernehmen, Zu- und Absagen hin und her gehen und jemand den Überblick behalten muss, spart eine gemeinsame Software Zeit. Das gilt für das jährliche Vereinsfest genauso wie für einen Laden, eine Küche oder ein Programm, das jede Woche läuft.
Für den Einstieg reicht der kostenlose Probe-Plan mit 5 Personen. Admins zählen dabei mit. Wer nur drei oder vier Leute einteilt, kommt auch mit einer gemeinsamen Liste aus, das ist völlig in Ordnung.
Wie bilde ich wiederkehrende Dienste und die laufende Vereinsarbeit ab?
Jede Organisation hat neben ihren Events automatisch einen dauerhaften Organisationsbereich. Dort laufen feste Mitarbeitende, Stellen ohne festes Event und Zeiterfassung für Orga-Arbeit, unabhängig von einzelnen Veranstaltungen.
Regelmäßige Dienste legt ihr als wöchentliche Serie an, Kultur Kollektiv erzeugt die Termine sechs Monate im Voraus. Einmalige Anlässe wie ein Sommerfest bekommen ein eigenes Event. Beendete Events zählen im Probe-Plan nicht mehr, danach könnt ihr das nächste anlegen.
Was können Ehrenamtliche selbst erledigen?
Je mehr die Engagierten selbst machen, desto weniger bleibt beim Vorstand hängen.
Dienste ansehen und anfragen
Alle eigenen Schichten in Woche, Monat oder Liste, freie Schichten fragen sie mit einem Klick an.
Verfügbarkeit angeben
Pro Tag verfügbar, zur Not verfügbar oder nicht verfügbar. Die Orga sieht das beim Einteilen.
Zusagen und absagen
Eine Schicht bestätigen sie mit „gesehen und komme", eine Absage geht zur Bestätigung an die Orga.
Daten und Nachweise pflegen
Kontaktdaten, Nachweise und Vereinbarungen erledigen sie selbst, statt dass ihr Zettel hinterhertragt.
Die App dabeihaben
In der App für iPhone und Android sehen sie, was heute ansteht, bestätigen neue Einteilungen und bekommen Nachrichten als Push-Nachricht. Im Browser geht alles genauso, ohne Installation.
Können Ehrenamt und Hauptamt nebeneinander laufen?
Ja. Neben Helfenden gibt es die Rolle Festangestellte und die Rolle Rechnungsstellende für Personen, die per Rechnung abrechnen. Die Beschäftigungsart reicht von ehrenamtlich über Minijob, kurzfristig, Werkstudium, Teilzeit und Vollzeit bis Honorar.
Hauptamtliche erfassen Orga-Arbeit mit einem Live-Timer. Mit hinterlegtem Wochen-Soll führt Kultur Kollektiv für sie ein Stundenkonto mit Plus- und Minusstunden. Urlaub beantragen sie in der App, ihr genehmigt ihn, und Krankmeldungen kommen ebenfalls über die App. Für Ehrenamtliche gibt es kein Urlaubskonto, sie nutzen dieselbe App nur für ihre Einsätze.
Die Stunden aller exportiert ihr pro Event als CSV, für Lexware Lohn oder als DATEV-LODAS-Datei.
Was kostet Kultur Kollektiv für einen Verein?
Der Probe-Plan kostet nichts und hat kein Enddatum: ein aktives Event, bis zu 5 Personen. Funke kostet 50 EUR im Monat oder 500 EUR im Jahr für bis zu 20 Personen, Crew 130 EUR im Monat für bis zu 50 Personen, beide mit unbegrenzt vielen Events und inkl. MwSt. Ein Jahres-Abo kostet so viel wie 10 Monatsbeiträge.
Einen festen Vereinsrabatt gibt es nicht. Gemeinnützige Vereine und Projekte für einen guten Zweck schreiben uns, wir unterstützen solche Projekte nach Absprache mit einem kostenlosen oder vergünstigten Zugang.
Wie gehe ich mit den Daten der Engagierten um?
Stamm-, Steuer- und Bankdaten werden verschlüsselt gespeichert, mit einem eigenen Schlüssel für euren Verein, gehostet in Deutschland. Engagierte laden ihre Daten selbst herunter und können ihr Konto selbst löschen.
Wer in mehreren Vereinen aktiv ist, nutzt ein Login für alle. Jeder Verein sieht dabei nur seine eigenen Daten.
Was ersetzt Kultur Kollektiv im Verein nicht?
- Kultur Kollektiv ist keine Mitgliederverwaltung: Beiträge, Lastschriften, Spendenquittungen und Vereinsbuchhaltung gehören nicht dazu.
- Der Probe-Plan ist auf ein aktives Event und 5 Personen begrenzt, Admins eingeschlossen.
- Benachrichtigungen per E-Mail kommen auf Deutsch, auch wenn jemand die Oberfläche auf Englisch nutzt.
Häufige Fragen
Gibt es einen kostenlosen Schichtplan für Vereine?
Ja. Im Probe-Plan von Kultur Kollektiv plant ihr ein aktives Event mit bis zu 5 Personen kostenlos und ohne Enddatum, mit allen Funktionen.
Wie teile ich Helfende für ein Vereinsfest ein?
Legt das Fest als Event an, bildet Teams wie Grill, Kasse oder Aufbau und legt die Schichten für alle Festtage auf einmal an. Dann teilt ihr Personen ein oder lasst sie freie Schichten selbst anfragen.
Gibt es Rabatte für gemeinnützige Vereine?
Einen festen Rabatt gibt es nicht. Schreibt uns über das Kontaktformular, wir unterstützen gemeinnützige Projekte nach Absprache mit einem kostenlosen oder vergünstigten Zugang.
Müssen alle Ehrenamtlichen ein Konto anlegen?
Ja, um ihre Schichten zu sehen. Das Konto entsteht über eine Bewerbung oder eine Einladung. Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt beim Import einen Benutzernamen und ein vorläufiges Passwort.
Können mehrere Vorstandsmitglieder mitarbeiten?
Ja, ihr könnt mehrere Admins haben. Jedes Admin-Konto belegt einen Platz im Plan und meldet sich mit zweitem Faktor an.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.