Kuko, der KI-Assistent für die Orga
Kuko zeigt, wie die App geht, sucht für euch nach und bereitet Änderungen vor, die ihr selbst bestätigt.
Kuko ist der KI-Assistent in Kultur Kollektiv, der Software für Helfendenverwaltung und Schichtplanung: Er beantwortet Fragen zu euren Schichten, Helfenden und Bewerbungen, erklärt die App und bereitet Änderungen vor, die erst nach eurer Bestätigung ausgeführt werden. Namen und E-Mail-Adressen sieht das Sprachmodell nur als Platzhalter, verarbeitet wird in der EU. Kuko ist freiwillig und jederzeit abschaltbar, denn alles, was er kann, geht auch von Hand.
Was macht Kuko für euch?
Kuko sitzt als Chat unten rechts im Admin-Bereich. Ihr fragt in Alltagssprache, zum Beispiel „Welche Schichten sind am Samstag noch unterbesetzt?" oder „Wie richte ich Schichtanfragen ein?", und bekommt eine kurze Antwort, die im ersten Satz sagt, woran ihr seid.
Unsere Idee dahinter: Eine KI soll erklären und Kompliziertes abnehmen. Sie soll euch nicht die Entscheidungen abnehmen und nicht das Gespräch mit euren Leuten. Deshalb haben wir Kuko so gebaut, dass er nichts von selbst ändert, nichts rät und nichts im Namen eurer Organisation verschickt.
Wobei hilft Kuko im Alltag?
Fragen zum Stand
Wer ist heute im Einsatz, wo fehlen Leute, wie viele Bewerbungen sind offen? Kuko schaut nach und antwortet mit Zahlen aus eurer Organisation, auf Wunsch als Diagramm.
Änderungen vorbereiten
Eine Schicht anlegen, ein Team einrichten, einen Job ausschreiben: Ihr nennt die Angaben, Kuko bereitet die Änderung vor und zeigt sie euch zur Bestätigung.
Die App erklären
Kuko liest in unseren Hilfe-Artikeln nach, statt die Bedienung zu raten, und zeigt euch den passenden Knopf oder Schalter direkt im Chat.
Beim Einrichten begleiten
Für eine neue Organisation und jedes neue Event stellt Kuko ein paar kurze Fragen mit Antworten zum Anklicken. Diese Einrichtung läuft ohne KI.
Wie läuft eine Änderung mit Kuko ab?
Kuko führt nie etwas von selbst aus. Jede Änderung geht denselben Weg.
Ihr sagt, was ihr braucht
Kuko bereitet nur vor, worum ihr ausdrücklich bittet. Fehlt eine Angabe, fragt er einmal nach.
Kuko prüft und bereitet vor
Er schaut den aktuellen Stand nach und stellt die Änderung zusammen. Bei neuen Schichten plant er die gesetzliche Pause gleich mit ein.
Ihr lest die Zusammenfassung
Die Änderung erscheint als Karte mit einer verständlichen Zusammenfassung. Weitreichende Änderungen sind als kritisch markiert und brauchen ein zusätzliches Häkchen.
Erst euer Klick führt aus
Mit „Jetzt ausführen" wird die Änderung umgesetzt, mit „Verwerfen" verschwindet sie. Ein Vorschlag gilt fünf Minuten, nur für die Person, die ihn angestoßen hat, und nur einmal.
Warum arbeitet Kuko mit Werkzeugen, statt zu raten?
Sprachmodelle verrechnen sich und erfinden gern etwas, das plausibel klingt. Kuko darf deshalb nicht selbst zählen oder rechnen. Für „Wie viele?", „pro Team" oder eine Summe zählt die App die Einträge und gibt Kuko nur das Ergebnis. Auch Wochentage und Daten wie „nächsten Freitag" bekommt er fertig von der App.
Auf eure Daten greift Kuko mit denselben Rechten zu wie die Person, die fragt. Er sieht nur, was ihr ohnehin sehen dürft, und ausschließlich Daten eurer eigenen Organisation. Jede Änderung läuft noch einmal durch dieselben Prüfungen wie ein Klick in der Oberfläche.
Wie schützt Kuko die Daten eurer Helfenden?
Platzhalter statt Namen
Bevor Daten an das Sprachmodell gehen, ersetzt die App Namen, E-Mail-Adressen und eure Texte durch Platzhalter. Die echten Werte setzt sie erst in der Antwort wieder ein.
Sensible Angaben bleiben draußen
Bank- und Steuerdaten, Krankenkasse, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Lohn und eure eigenen Formularfelder erreichen Kuko nicht. Krankmeldungen kann er nicht lesen.
Verarbeitung in der EU
Kuko läuft auf einem Sprachmodell von Mistral, das Scaleway in einem Rechenzentrum in Frankreich betreibt.
Nachvollziehbar
Jede ausgeführte, abgelehnte oder verworfene Änderung wird in eurer Organisation protokolliert, ohne die eingegebenen Inhalte. Die Einträge werden nach einem Jahr gelöscht.
Warum schreibt Kuko keine Nachrichten an eure Helfenden?
Kuko formuliert keine Rundmails, keine Pinnwand-Nachrichten und keine Absagen, auch nicht als Entwurf. Das ist Absicht und fest eingebaut. Er zeigt euch den Knopf zum Schreiben, den Text schreibt ihr selbst.
Aus Erfahrung wissen wir: KI-Texte sind schnell geschrieben, aber mühsam zu lesen. Sie werden lang und sagen selten klar, worum es geht. Zwei eigene Sätze von euch kommen bei den Helfenden besser an. Und wer im Team miteinander spricht, soll mit Menschen sprechen.
Muss ich Kuko nutzen?
Nein. Beim Einrichten eurer Organisation werdet ihr einmal gefragt, ob Kuko aktiv sein soll. Ohne euer Ja bleibt er aus. Unter „Features" schaltet eine Person mit der Rolle Admin ihn jederzeit ein oder wieder aus.
Ohne Kuko fehlt euch nichts. Jede Funktion von Kultur Kollektiv hat ihre eigene Seite und ihre eigenen Knöpfe, und alles, was Kuko vorbereitet, lässt sich genauso von Hand erledigen. Kuko ist eine Abkürzung, keine Voraussetzung.
Was kann Kuko nicht?
Diese Grenzen sind fest eingebaut und lassen sich nicht wegdiskutieren.
- Kuko löscht keine Personen und keine Events und vergibt keine Rollen. Konten mit Verwaltungsrechten legt er nicht an.
- Steuer- und Bankdaten, Passwörter, Abo und Abrechnung fasst er nicht an.
- Funktionen schaltet er nicht selbst ein oder aus. Er zeigt den Schalter, umgelegt wird er von euch.
- Er schreibt keine Rundmails, Pinnwand-Nachrichten oder Absagen und verschickt nichts.
- Kuko gibt es nur im Admin-Bereich, für die Rollen Admin, Eventadmin und Teamlead. Helfende haben keinen KI-Assistenten.
- Er beantwortet nur Fragen zu Kultur Kollektiv und euren Daten, keine allgemeinen Fragen.
- Die Nutzung ist durch ein Kontingent begrenzt, das sich nach eurem Paket richtet.
Häufige Fragen
Kostet der KI-Assistent extra?
Nein. Kuko ist in den Paketen enthalten. Alle Personen mit Zugang teilen sich ein Kontingent, dessen Größe sich nach dem Paket richtet und das sich am Ersten jedes Monats erneuert. Ohne bezahltes Paket gibt es ein kleines, einmaliges Kontingent zum Ausprobieren.
Kann Kuko etwas ändern, ohne dass ich zustimme?
Nein. Kuko legt nur Vorschläge an. Ausgeführt wird eine Änderung erst, wenn die Person, die sie angestoßen hat, auf „Jetzt ausführen" klickt. Bei weitreichenden Änderungen ist zusätzlich ein Häkchen nötig.
Welche Daten sieht das Sprachmodell?
Zahlen, Datum, Uhrzeit und Status. Namen, E-Mail-Adressen und die Texte eurer Organisation ersetzt die App vorher durch Platzhalter, sensible Angaben wie Bank- und Steuerdaten werden ganz entfernt.
Was passiert, wenn ich Kuko ausschalte?
Der Chat verschwindet, sonst ändert sich nichts. Alle Funktionen bleiben über ihre Seiten und Knöpfe erreichbar, und eure Daten bleiben, wo sie sind. Ihr könnt Kuko später wieder einschalten.
Wer kann Kuko benutzen?
Personen mit den Rollen Admin, Eventadmin und Teamlead, sobald Kuko für die Organisation eingeschaltet ist. Kuko sieht dabei immer nur, was die fragende Person selbst sehen darf.
Probiert es aus.
Legt eure Organisation an und richtet euer erstes Event ein. Der Probe-Plan kostet nichts und läuft ohne Enddatum.